Geen klant zonder brood: zo waarborgt Top Bakkers Groep leveringszekerheid bij calamiteiten

‍Leveringszekerheid is van groot belang bij retail, catering, horeca en zorginstellingen. Op het moment dat een leverancier van voedingsmiddelen door overmacht niet kan leveren, zal altijd voor een oplossing gezorgd moeten worden. Top Bakkers Groep heeft bewezen dat onverwachte situaties snel en efficiënt kunnen worden opgelost. Dankzij de samenwerking binnen ons netwerk van bakkers blijft de continuïteit van leveringen gewaarborgd, ook wanneer een aangesloten bakker tijdelijk niet kan produceren. Dat is de kracht van een sterk en flexibel netwerk.

In dit artikel gaan wij onder andere in gesprek met het crisisteam van Top Bakkers Groep. Een kleine groep mensen die in geval van nood direct schakelt en ervoor zorgt dat klanten gewoon geleverd krijgen.

Snel handelen wanneer een bakker onverwacht uitvalt

Een bakkerij die plotseling niet meer kan produceren of leveren: het lijkt een scenario dat grote gevolgen kan hebben voor klanten die dagelijks afhankelijk zijn van vers brood en banket. Toch is juist in deze situaties de kracht van het netwerk van Top Bakkers Groep zichtbaar.

“Het eerste wat we doen, is de situatie beoordelen”, vertelt logistiek directeur Roberto Arts. “Een calamiteit kan verschillende vormen aannemen. Het kan gaan om een beperkt aantal klanten, maar ook om een grote bakkerij met heel veel relaties die volledig wegvalt. Op basis daarvan bepalen we welke stappen nodig zijn.”

Bij een calamiteit wordt een crisisteam samengesteld met collega’s vanuit sales, klantenservice en logistiek. Door met een kleine groep snel beslissingen te nemen, blijft de communicatie duidelijk en kunnen acties direct worden uitgevoerd.

“Je moet voorkomen dat er te veel mensen tegelijk aan het stuur zitten”, vult commercieel medewerker binnendienst Maarten van Ussen aan. “Wij fungeren als centraal aanspreekpunt tussen klanten en bakkers. Daardoor weten we wat klanten nodig hebben en kunnen we de vraag snel bij de juiste afdeling of bakker neerleggen. Uiteindelijk draait het er omdat onze klanten vrijwel niets merken van de veranderde situatie.”

‍

Leveringszekerheid is het resultaat van het collectief

Een recent voorbeeld hiervan was het faillissement van een collegabakker. De melding kwam redelijk onverwacht, maar dankzij het netwerk van Top Bakkers Groep kon snel worden geschakeld. Bakkerij Blom nam een belangrijk deel van de productie over. Voor hun accountmanager Roy Zieleman kwam de vraag op een bijzonder moment: vlak voor Pasen, een van de drukste periodes van het jaar.

“Toen het gebeurde, was ik nog maar kort in dienst”, vertelt Roy. “Ineens moesten we dubbel produceren en bleven de ovens en kneedkuipen vrijwel dag en nacht gevuld. Natuurlijk kwam dat als een verrassing, maar uiteindelijk gaat het om één ding: samen zorgen dat de klant brood krijgt.”

Door de samenwerking binnen Top Bakkers Groep konden klanten van de collegabakker regionaal worden verdeeld over verschillende bakkers. “Alle klanten overnemen was voor ons niet haalbaar geweest. Daarom is goed gekeken welke Top Bakker welke klanten kon bedienen. Dat is juist de kracht van ons netwerk. Omdat we met veel bakkers samenwerken, kunnen we eventuele calamiteiten samen opvangen en de leveringszekerheid richting klanten waarborgen.”

Voor Bakkerij Blom betekende de extraproductie uiteindelijk ook groei. Er werden nieuwe medewerkers aangenomen en de capaciteit werd uitgebreid. “De eerste weken waren pittig, maar inmiddels is het goed georganiseerd en beheersbaar.”

‍

   "Je moet snel inzicht krijgen in afleverlocaties, volumes en routes."

‍

Logistiek en distributie maken het verschil‍

Naast productie is logistiek een belangrijk onderdeel bij het oplossen van calamiteiten. Volgens Roberto Arts ligt daar vaak een mooie uitdaging. “Je moet snel inzicht krijgen in afleverlocaties, volumes en routes. Tegelijkertijd moet de oplossing ook op langere termijn rendabel blijven. Brood is een product met een relatief lage waarde, dus efficiëntie in distributie is essentieel.” Bij Bakkerij Blom werd bijvoorbeeld de productie verzorgd en nam Top Bakkers Groep de distributie voor zijn rekening. Hierdoor konden beide partijen doen waar ze goed in zijn. Ook de landelijke distributiemogelijkheden via Bakkers Brigade bieden extra flexibiliteit. “Als een bakker wel capaciteit heeft maar geen transportmogelijkheden, kunnen we ook daar een oplossing voor organiseren”, aldus Maarten van Ussen van het crisisteam.

Klanten volledig ontzorgen tijdens een calamiteit‍

Voor klanten is vooral belangrijk dat zij geen extra zorgen krijgen wanneer een bakker door een calamiteit onverwacht niet kan leveren. Zij willen dat de levering doorgaat, zonder dat zij zelf opzoek moeten naar alternatieven. “Compleet ontzorgd worden, dat is wat klanten verwachten”, zegt Maarten. “Als een bakker wegvalt, maakt het een klant eigenlijk niet uit hoe wij het oplossen. Ze willen de volgende dag gewoon brood ontvangen. En als collectief zorgen wij daarvoor.”

Ook de communicatie speelt daarbij een belangrijke rol. Het juiste moment kiezen om klanten te informeren is volgens Maarten essentieel. “Je wilt transparant zijn, maar je moet ook eerst zeker weten welke oplossing je kunt bieden. Te vroeg communiceren kan onnodige onzekerheid veroorzaken. Dus doen wij dat op het moment dat duidelijk is hoe wij het kunnen invullen.”

"De kracht is dat we altijd voor elkaar klaarstaan en de expertise in huis hebben om snel te schakelen.”

Samenwerking als basis voor continuïteit‍

Calamiteiten laten de kracht van het netwerk zien. Met circa 45 aangesloten Top Bakkers blijft er altijd een mogelijkheid om productie en levering over te nemen. “De kracht is dat we altijd voor elkaar klaarstaan en de expertise in huis hebben om snel te schakelen”, zegt Roberto.“ Natuurlijk blijven we kijken naar een goede spreiding van bakkers binnen ons netwerk. Dat maakt ons alleen maar sterker.” Ook recente situaties, zoals een brand waardoor een bakkerij tijdelijk niet kon produceren, laten zien dat het model werkt. Door samenwerking met bakkers uit de regio kon de levering snel worden hervat. Het doel is uiteindelijk altijd hetzelfde: klanten zekerheid bieden. “Een calamiteit is pas opgelost als klanten tevreden zijn, de levering goed verloopt en de bakkers het ook op een gezonde manier kunnen organiseren”, besluit Roberto.

Sterk netwerk zorgt voor continuïteit‍

Voor klanten van Top Bakkers Groep betekent samenwerken met een netwerk van bakkers meer dan alleen toegang tot ambachtelijk brood en banket. Het betekent ook leveringszekerheid op momenten dat het onverwacht tegenzit. Dankzij een ervaren crisisteam, logistieke kennis en de kracht van samenwerking blijft de continuïteit gewaarborgd.

‍

‍